Conseil d’école ÉSA – 23 octobre 2023

ENGLISH TO FOLLOW 

Ces informations sont fournies au Conseil d’école à la suite des 13 heures de réunions individuelles avec les parents, et de la soirée de réunion avec les parents qui s’est tenue à l’école Sainte-Anne à la Grand’ Terre, de 18h30 à 21h, le jeudi 12 octobre 2023. Ceci décrit l’avancement des initiatives et fournit des réponses aux demandes des parents concernant le recrutement de personnel pour l’école. 

1. ENSEIGNANT FLOTTANT – Initiative du CSFP – Le mercredi 18 octobre, la CSFP a reçu une approbation préliminaire pour l’embauche d’un enseignant  » flottant  » pour l’ÉSA. La lettre officielle du Département de l’éducation (MÉTNL) a été reçue par courriel le lundi 23 octobre. Cela signifie que la CSFP peut maintenant procéder à l’examen de l’embauche alternative/supplémentaire d’un candidat intéressé pour un travail à l’ÉSA, même si nous attendons l’arrivée des candidats à l’enseignement. 

Cela nécessite toujours que la CSFP trouve un autre enseignant, mais cela nous permet d’avoir des options si un autre candidat est immédiatement disponible. Une fois le personnel attendu en place, cet enseignant flottant pourrait être utilisé comme remplaçant à long terme, en cas d’absentéisme du personnel, ou pour aider les élèves dans les classes multi-niveaux. Cette option est nouvelle et due au soutien manifesté par le Département de l’éducation (MÉTNL) au CSFP. Ceci offrira au CSFP un moyen supplémentaire de recruter du personnel pour l’école. Par contre, ça ne réduit pas la complexité de la pénurie nationale d’enseignants. L’annonce est publiée sur notre site web. 

1. LICENCE III – Initiative du CSFP – Le CSFP explore les possibilités d’approvisionnement d’urgence en licences d’enseignement classées au licence niveau III qui peuvent être délivrées à un candidat qui n’a pas encore obtenu son diplôme mais qui a au moins trois années d’études universitaires (équivalant à 90 heures de crédit). La demande d’approbation de ces licences doit émaner directement du CSFP et ne peut être accordée qu’à condition qu’il soit entendu que nous n’embauchons que lorsqu’aucun enseignant francophone certifié, capable de remplir la fonction, n’est disponible. Le Département de l’éducation (MÉTNL) soutient cet effort. 

1. PERSONNEL RETRAITE – L’embauche/le traitement du personnel retraité dans l’intérim est maintenant terminé. Des retards se sont produits dans le traitement des ressources humaines, qui ont été corrigés depuis l’arrivée du personnel des ressources humaines du CSFP en août. L’ÉSA compte actuellement deux enseignants retraités qui travaillent à l’école, ce qui permet de faire face à la pénurie actuelle. 

Le CSFP a demandé l’aide du syndicat NLTA pour demander au personnel francophone retraité de la province de se réinstaller temporairement dans la communauté pour pallier la pénurie de personnel. Malgré la demande de la province, aucun employé retraité ne s’est manifesté. ÉCOLE SAINTE-ANNE – Mise à jour sur le recrutement/ Recruitment update 2023 

Lors de la réunion des parents, il a été indiqué que l’on connaissait d’autres membres de la communauté francophone qui seraient prêts à accepter des contrats à court terme à l’ÉSA et qui n’avaient pas encore été embauchés. Aucune demande n’a été enregistrée dans notre système. Le CSFP est impatient d’explorer cette option et attend des courriels ou des candidatures de la part du personnel intéressé de la communauté. 

1. UNITÉS D’ENSEIGNANTS – Les parents ont fait une demande d’informations – Lors de la réunion des parents, il a été indiqué que les unités d’enseignants n’étaient pas correctement distribuées à l’ÉSA par le CSFP. Comme indiqué, les unités d’enseignement sont déterminées par EDU et non par le CSFP. Le 24 mars 2023, le CSFP a reçu la lettre d’affectation de la dotation provinciale, qui était de 47,10 unités – ce qui comprenait 4 unités d’enseignement supplémentaires provenant de la subvention fédérale de financement des programmes d’enseignement des langues officielles (OLEP/PLOÉ). À la suite de cette allocation, le 4 mai, le CSFP a demandé trois unités supplémentaires pour répondre aux besoins provinciaux globaux dans les écoles francophones. Cette dotation a été approuvée dans une lettre du ministère de l’Éducation (EDU) le 5 mai. 

Cette dotation a été approuvée dans une lettre du Département de l’éducation (MÉTNL) le 5 mai, ce qui a permis d’attribuer 50,10 unités aux écoles du CSFP. Cette dotation a ensuite été répartie entre les six écoles provinciales en fonction du nombre d’élèves, des niveaux scolaires, des cours offerts et des besoins particuliers de l’école. 

L’ÉSA a reçu 8,5 unités de dotation en personnel et du temps supplémentaire pour offrir 4 cours CDLI, ce qui donne un total de 9,07 unités disponibles. Bien que les allocations accordées à l’ÉSA aient été supérieures à celles de la plupart des écoles du CSFP, par contre les retards dans l’embauche des enseignants ont entraîné des besoins en personnel. 

1. TRANSFERT ENTRE ÉCOLES – Les parents ont fait une demande d’informations – Lors de la réunion des parents, il a été supposé que le CSFP pourrait retirer un membre du personnel affecté à une école et le relocaliser dans une autre école. Le CSFP a pris contact avec le syndicat NLTA et l’école NDC pour examiner la possibilité de transférer un enseignant. Comme indiqué précédemment, le processus est très spécifique et ne permet pas au CSFP d’obliger le personnel à être transféré d’une communauté à l’autre. Cette option a été explorée et une réponse a été reçue le jeudi 19 octobre. Cela n’a pas abouti à une solution pour l’ÉSA. 

1. DEMANDES DE PERSONNEL – Les parents ont fait une demande d’informations – Le CSFP a examiné l’affirmation selon laquelle des membres du personnel souhaitaient rester ou être transférés à l’ÉSA, mais que le CSFP leur avait refusé la possibilité d’enseigner à l’école. Cette question a été examinée et aucune demande ou communication écrite au CSFP n’a permis de valider cette information. 

ÉCOLE SAINTE-ANNE – Mise à jour sur le recrutement/ Recruitment update 2023 

1. EFFORTS DE RECRUTEMENT ET DE RÉTENTION – Les parents ont fait une demande d’informations sur les efforts déployés – Le CSFP fait partie d’une équipe provinciale (avec MÉTNL, l’union NLTA et the conseil scolaire anglophone NLESD) chargée d’aider à trouver des solutions à long terme aux problèmes de recrutement et de rétention dans la province. Le CSFP participe également à de nombreuses foires de recrutement à MUN et à l’extérieur de la province, ainsi qu’à des foires virtuelles avec le bureau de l’immigration et du multiculturalisme à Terre-Neuve-et-Labrador. Le problème demeure les procédures d’immigration qui entraînent des retards. Le CSFP fait également une demande de financement pour le Programme des langues officielles dans l’enseignement (PLOÉ) qui est reçu du gouvernement fédéral afin de recruter du personnel supplémentaire pour les écoles et le siège social du CSFP. En juillet, le CSFP a engagé une consultante francophone en immigration pour l’aider à traiter les documents et à soutenir les candidats. 

Le CSFP a demandé à plusieurs reprises au MÉTNL d’affecter au siège social un gestionnaire des ressources humaines et gestionnaire des communications et du marketing permanents afin d’assurer un soutien continu aux efforts de recrutement provinciaux. Ces postes sont actuellement financés par des subventions fédérales du Programme des langues officielles dans l’enseignement (PLOÉ) que le CSFP doit demander à chaque année du MÉTNL. 

1. RÉPONSE DU IRCC SUR L’IMMIGRATION – Le 17 octobre, le CSFP a reçu une correspondance ministérielle d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) à la suite des lettres envoyées par le président du conseil d’administration du CSFP aux ministres provinciaux et fédéraux de l’immigration au sujet des contraintes de temps liées au traitement des documents d’immigration. La réponse était que IRCC poursuivait ses efforts pour promouvoir l’immigration francophone en dehors du Québec. La réponse indiquait qu’il s’agissait d’une priorité clé pour les années à venir, visant à favoriser la croissance démographique et la prospérité économique des communautés francophones en situation minoritaire. Le Plan d’action pour les langues officielles 2023-2028 investira des millions sur cinq ans pour encourager l’immigration francophone au Canada et propose des mesures dans tout le continuum de l’immigration, y compris l’adoption d’une nouvelle politique d’immigration francophone. Il s’agit d’un nouveau financement qui s’ajoute au financement cumulatif et continu des plans d’action précédents. 

1. GROUPEMENTS DE NIVEAUX MULTIPLES – Lors de la réunion des parents, il a été indiqué que des classes étaient combinées pour créer des groupes de niveaux multiples en raison du manque de personnel. Cette information a été examinée en consultant les données de 22 jours où l’école a dû combiner des classes plus que d’habitude en raison de la disponibilité limitée des remplaçants. Les périodes de regroupement des classes ont été vérifiées et les données ont permis d’identifier que, lors du regroupement des classes, la taille moyenne des classes supervisées/assistées était de 15 élèves. 

ÉCOLE SAINTE-ANNE – Mise à jour sur le recrutement/ Recruitment update 2023 

Il a également validé deux cas où des niveaux scolaires multiples ont été observés, ce qui a fallu placer 24 et 27 élèves ensemble pour répondre aux besoins. Cependant, il n’a pas été prouvé que des cohortes à plusieurs niveaux multiples étaient une pratique courante. Note – L’initiative de l’enseignant flottant a été demandée pour aider à résoudre ce problème. 

1. SURVEILLANCE DES ÉTUDIANTS – Lors de la réunion des parents, il a été indiqué que le manque de personnel nécessitait une supervision supplémentaire de la part du personnel. Les données recueillies, portant sur 22 jours, montrent que le personnel dispose de 89,4 minutes de supervision par rotation de 7 jours, sauf dans le cas des deux administrateurs de l’école (directrice et directeur adjoint) qui dépassent régulièrement ce temps pour répondre aux besoins de l’école. Cette durée est considérée comme acceptable pour la supervision. 

1. VISITES SUR PLACE – À la suite des courriels des parents, la DGÉ a passé du 10 au 13 octobre à l’ÉSA, suivie par la Directrice des services éducatifs, du 18 octobre à aujourd’hui, pour s’assurer que la planification des programmes éducatifs, la supervision des élèves et les stratégies d’évaluation sont en place. Ces visites ont été jugées la planification et le plan de support satisfaisants par le personnel sur place. 

1. LES INCITATIONS – Les parents ont fait une demande d’informations – Le CSFP ne dispose pas de fonds supplémentaires pour les incitations destinées au personnel. De plus, le CSFP ne peut pas offrir d’incitatifs supplémentaires au personnel sans l’approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor (TBS) et du Département de l’éducation (MÉTNL). Une demande préalable a été présentée et rejetée pour le financement des fonds R&R en février 2023. Le CSFP continuera à souligner la nécessité de trouver des moyens supplémentaires pour attirer le personnel dans les communautés rurales et éloignées dans le cadre de ses discussions avec le Département de l’éducation (MÉTNL). 

ÉCOLE SAINTE-ANNE – Mise à jour sur le recrutement/ Recruitment update 2023 

English

This information is provided to the Conseil d’écoleas a follow-up to the13 hours of individualparent meetings, and eveningparent meeting held at École Sainte-Anne at la Grand’Terre, 6.30-9 pm on Thursday October 12, 2023.It outlines progress on initiatives and provides responses to parent inquiries around staff recruitmentfor the school.

1. FLOATING TEACHER–CSFP initiative –On Wednesday, October 18,CSFP received a preliminaryapprovalto hirea ‘floating’ teacher for ÉSA.The official letter from EDU letter was received by email on Monday, October 23.This means the CSFP can nowproceed withreviewing alternate/additionalhiring forinterested candidate for ÉSAeven aswe await arrival of teaching candidates.

This still requires that CSFPlocateanother teacher, but it does allow us to have options if another candidate is immediately available. Onceawaitedstaffis in place,thisfloating teachercould be used as a long-termsubstitute, in case of staff absenteeism, or to help students in multi-grade classes. This option is new and due to the support shown by to CSFP by Department of Education (EDU). Itwillprovide CSFP with some and additional avenue for staffingat the school.It does not reduce the complexityaround national teacher shortages. The advert appears on our website.

2. LICENCE III – CSFP initiative – CSFP is exploring possibilities in emergency supply teaching license classified as Level III which can be issued to an applicant who has not yet completed their degree but have at least 3 years of university study (equaling 90 credits hours). The request for approval for these licenses must come directly from the CSFP and can only be given on the understanding that we are hiring only where no certified francophone teacher, capable of fulfilling the job function, is available. Department of Education (EDU) is supportive in this effort. 

3. RETIRED STAFF – The hiring/processing of retired staff in the interim has now been completed. Delays occurred with HR processing which have now been corrected since the arrival of CSFP HR personnel in August. ÉSA currently has two retired teachers who work at the school which is assisting with the current shortage. 

The CSFP asked for assistance by the NLTA union to request assistance of retired French speaking staff in the province to relocate temporarily to the community to assist with the staffing shortage. Despite the provincial request, no retired staff came forward. 

At the parent meeting, it was indicated that there was knowledge of additional French speaking community members who would be willing to take on short term contracts at ÉSA that had not yet been hired. No application is noted in our system. CSFP is eager to explore this option and awaits email contact or applications from interested staff in the community. ÉCOLE SAINTE-ANNE – Mise à jour sur le recrutement/ Recruitment update 2023 

1. TEACHER UNITS–Parents requested information –Atthe parent meeting, it was indicated that teacher units were not being appropriately distributed to ÉSA by CSFP. As indicated, teaching units are determined by EDU and not CSFP; however, this area was reviewedfor accuracy. March 24, 2023,the CSFP was provided with the provincial staffing allocationletter,which was 47.10 FTE–this included 4 additional teaching units from the federalOfficialLanguages in Education Programs (OLEP/PLOÉ) fundinggrant.Following this allocation, on May 4th, the CSFP requested an additional 3 units tomeet overall provincial needs in francophone schools. This staffing was approved in a letter by Department of Education (EDU)on May 5, resulting in 50.10 unitsallocated to the CSFPschools. This staffing was then distributed to the 6 provincial schoolsbased on student numbers, grade levels, courses offered, and unique needs withinthe school.

ÉSA received 8.5 unitsallocation in staffing with additional time provided to offer 4 CDLI courses,resultingin atotal of 9.07 available units. Although the allocations provided to ÉSA were greater than mostCSFP schools; theteacher hiring delayshave resulted in staffing needs. 

1. TRANSFER BETWEEN SCHOOLS–Parentsrequested information–Atthe parent meeting, it was assumed that CSFP could remove a staff member assigned toone school and relocatethem toanother school. CSFP followed up by contactingthe NLTA union and the NDC school to examine the possibility of transferring a teacher. As previously noted, the process is highlyspecific and does not permitthe CSFP to obligate personnel to transferbetween communities. This option was explored,and a response was received on ThursdayOctober 19. This did not result in asolutionfor ÉSA.

1. PERSONNELREQUESTS–Parentsrequested information–CSFPexamined the claimthat there were staff members wanting to remain or transfer to ÉSA buthad been denied the ability to teach at the schoolby the CSFP. This area was reviewed,andthere wereno applications or written communication tovalidate this information.

1. RECRUITMENT AND RETENTION EFFORTS–Parentsrequested informationabout efforts–CSFP is part of a provincial team (with EDU, NLTA and NLESD) to assist in determininglong-term solutions to recruitment and retention issues in the province. CSFP is also involved in multiple recruitment fairs at MUN and outside of the province, as well attendingVirtual fairswith office of immigration and multiculturalism in NL.Issue remainsimmigration processes which results in delays. CSFP also applies for federal OfficialLanguages in Education Programs (OLEP/PLOÉ) fundingwhich is received from the federal government to recruit additional staffing for schools and theCSFP head office.In July, CSFP hired a francophone immigration consultant to assist with document processing and support for candidates. CSFP has made several requests to EDU to have permanent Human Resources Manager and Communications & Marketing personnel 

ÉCOLE SAINTE-ANNE – Mise à jour sur le recrutement/ Recruitment update 2023 

assigned to the CSFP head officeto ensure ongoing supports to provincial recruitment efforts –these positions are currently funded through OfficialLanguages in Education Programs (OLEP/PLOÉ) grants that CSFP must requeston an annual basisthrough Department of Education (EDU).

8.IRCC IMMIGRATIONRESPONSE–October 17 the CSFP received Ministerial CorrespondencefromImmigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC)based on the CSFPBoard Chair lettersto provincial and federal ministers of immigrationregardingtime constraints aroundimmigration document processing.The response was that the IRCC wascontinuing its efforts to promote Francophone immigration outside Quebec. The responseindicated that thiswas a key priority for the coming years, aimed at fostering demographic growth and economic prosperity in Francophone minority communities.

The Action Plan for Official Languages 2023-2028 will investmillionsover five years to encourage Francophone immigration to Canada, and proposes measures across the entire immigration continuum, including the adoption of a new Francophone immigration policy. This will be new funding in addition to the cumulative and ongoing funding of from previous action plans.

1. MULTIPLE GRADE GROUPINGS-At the parent meeting, it was indicated that classes were beingcombined to create multiple grade groupings due to staff shortages.This information was reviewed by looking atcharted datafor 22 days when the school required pairing of classesmore than usualdue to limitedsubstituteavailability. Times for classroom combining wereverifiedand the data identifiedthat when combining classes thatthe average class size being overseen/assisted was15 students. Itfurthervalidatedtwo occasionswhere multiple grade levels occurred, resulting in 24 and 27 students placed togetherto accommodate the need.However,itdid not supportthat the larger cohortswerean ongoing practice.Note -The floating teacher initiative was requested to assist in this issue.

1. STUDENT SUPERVISION-At the parent meeting, it was indicated that staff shortages requiredadditional supervision from personnel. Data collected, reviewing 22 days, demonstrates 89.4minutes of supervision per 7-dayrotationfor staff except in the case ofthe two school administrators(Principal and Vice-Principal)who perform more thanthis time on a regular basisto meet school needs. This is considered an acceptable range for supervision.

1. ON-SITE VISITS–Following parent emails, the DGÉ spent October 10-13 at ÉSA, followed by the Director of Educational Services, from October 18to currentdayto ensureeducational programplanning, student supervision and assessment strategiesare in place. This was viewed as satisfactory during stafftime on site. 

ÉCOLE SAINTE-ANNE – Mise à jour sur le recrutement/ Recruitment update 2023 

1. INCENTIVES–Parentsrequested information –CSFPis not provided with additional funding for incentives for staff. Additionally, CSFP cannot offer additional incentives to staffwithout the approval ofthe Treasury Board Secretariat (TBS) and Department of Education (EDU). A priorrequest was provided and rejected to the R&R funding in February 2023. CSFP will continue to highlight the need for additional means of attracting staff to rural and remote communities in its talks with Department of Education (EDU).